Kaip laimėti viešąjį pirkimą: 7 žingsniai tiekėjui

Viešojo pirkimo laimėjimas prasideda ne nuo mažiausios kainos, o nuo pasiruošimo. 7 aiškūs žingsniai tiekėjams, norintiems dalyvauti CVP konkursuose.

Laimėti viešąjį pirkimą nėra loterija. Taip, kartais atrodo, kad dokumentų daug, reikalavimų dar daugiau, o konkurentai jau seniai moka šį žaidimą. Bet iš tiesų viešieji pirkimai turi aiškią logiką: reikia rasti tinkamą konkursą, suprasti sąlygas, pateikti atitinkantį pasiūlymą ir neprarasti taškų ten, kur jų prarasti visai nereikia.

Viešųjų pirkimų įstatymo 45 straipsnyje įtvirtinti tiekėjo ir jo pasiūlymo vertinimo bendrieji principai: vertinama tiekėjo atitiktis reikalavimams, pašalinimo pagrindų nebuvimas, kvalifikacija ir pasiūlymo atitikimas pirkimo dokumentams.

1.Atsirinkite konkursus, kuriuose tikrai turite šansą

Pirmas klausimas neturėtų būti „ar galime pateikti pasiūlymą?" Pirmas klausimas turėtų būti: ar šis konkursas mums tinka?

Peržiūrėkite: pirkimo objektą, BVPŽ / CPV kodą, techninę specifikaciją, kvalifikacijos reikalavimus, sutarties sąlygas, pasiūlymo pateikimo terminą ir vertinimo kriterijus.

Nuo 2024 m. gruodžio 1 d. visi pirkimai vykdomi naujoje CVP IS, o Viešųjų pirkimų tarnyba tiekėjams teikia atskiras instrukcijas dėl registracijos, paieškos ir pasiūlymų pateikimo naujoje sistemoje. Jei konkursas neatitinka jūsų realių pajėgumų, geriau tai pamatyti pirmą dieną, o ne paskutinę valandą prieš terminą.

2.Perskaitykite sąlygas taip, lyg nuo jų priklausytų rezultatas

Nes priklauso. Viešuosiuose pirkimuose nepakanka pasiūlyti gerą kainą. Pasiūlymas turi atitikti pirkimo dokumentuose nustatytus reikalavimus. Jei prašoma konkretaus dokumento, reikia pateikti konkretų dokumentą. Jei nurodyta forma, reikia naudoti tą formą. Jei reikalaujama patirties, ją reikia pagrįsti taip, kaip prašoma.

Čia nėra vietos „gal supras". Viešasis pirkimas nėra pokalbis koridoriuje. Tai dokumentais grįstas procesas.

3.Pasitikrinkite kvalifikaciją prieš pradėdami ruošti pasiūlymą

Kvalifikacijos reikalavimai dažnai būna tas slenkstis, ties kuriuo tiekėjai suklumpa. Gali būti reikalaujama tam tikros apyvartos, panašių sutarčių patirties, specialistų, sertifikatų, leidimų ar techninių pajėgumų.

Jei kažko neturite, kartais galima remtis partneriais ar kitų ūkio subjektų pajėgumais, bet tai turi būti padaryta tvarkingai ir pagal pirkimo sąlygas. Tokiais atvejais nereikia improvizuoti. Reikia skaityti dokumentus.

4.Užduokite klausimus laiku

Jei sąlygos neaiškios, klausimą reikia užduoti ne sau mintyse, o per sistemą, pirkimo dokumentuose nustatyta tvarka. Klausimai yra normalus procesas. Jie nereiškia, kad tiekėjas silpnas. Dažnai priešingai: stiprūs tiekėjai klausia tiksliai, nes nenori palikti vietos interpretacijoms.

Svarbiausia tai daryti laiku. Jei klausimas kyla likus kelioms valandoms iki termino, dažniausiai jau per vėlu.

5.Ruoškite pasiūlymą pagal vertinimo kriterijus

Ne visi pirkimai laimimi vien mažiausia kaina. Gali būti taikomas kainos, sąnaudų arba kainos ar sąnaudų ir kokybės santykio vertinimas. Todėl prieš rašydami pasiūlymą atsakykite sau: už ką bus skiriami balai? Kas pirkėjui svarbiausia? Ar mūsų pasiūlymas aiškiai parodo vertę? Ar techninė dalis atitinka visus punktus? Ar kaina pagrįsta?

Geras pasiūlymas nėra ilgas dėl ilgumo. Jis yra aiškus, tikslus ir patogus vertinti.

6.Patikrinkite dokumentus prieš pateikimą

Tai skamba paprastai, bet būtent čia nutinka daugiausia mažų nelaimių: neįkeltas priedas, netinkama forma, neužpildytas laukelis, neteisingas failas, paini kaina, nepateiktas įgaliojimas.

Mūsų rekomendacija: turėkite vidinį kontrolinį sąrašą. Prieš pateikimą patikrinkite ne vieną kartą, o du. Dar geriau – tegul peržiūri kitas žmogus. Šviežios akys kartais išgelbsti pasiūlymą.

7.Analizuokite rezultatus, net kai nelaimite

Nelaimėtas konkursas nėra tuščias stalčius. Jame yra duomenų. Pažiūrėkite: kas laimėjo, kokia buvo kaina, kiek dalyvių pateikė pasiūlymus, kokie kriterijai nulėmė rezultatą, ar jūsų pasiūlymas buvo atmestas, ar tiesiog surinko mažiau balų, ką galima pagerinti kitą kartą.

Čia atsiranda Bidwise AI vertė. Mes padedame ne tik ieškoti konkursų, bet ir matyti platesnį paveikslą: konkurentus, laimėtus pirkimus, pasikartojančius pirkėjus ir rinkos kryptis.

Pabaigai

Viešąjį pirkimą dažniausiai laimi ne tas, kuris paskutinę minutę „kažką įkelia", o tas, kuris ateina pasiruošęs. Tinkamas konkursas, aiškiai suprastos sąlygos, tvarkingi dokumentai, reali kaina ir rezultatų analizė – štai ramus, praktiškas kelias į geresnius rezultatus.