Dažniausios klaidos CVP konkursuose: kur tiekėjai praranda šansą laimėti?

CVP konkursuose tiekėjai dažnai pralaimi ne dėl blogo produkto, o dėl klaidų dokumentuose, sąlygų nesupratimo ar netinkamo pirkimų pasirinkimo. Aptariame dažniausias klaidas ir kaip jų išvengti.

Viešuosiuose pirkimuose kartais pralaimima ne todėl, kad pasiūlymas buvo blogas. Kartais pralaimima todėl, kad pasiūlymas buvo netvarkingas. Arba pateiktas ne pagal formą. Arba neatitiko vieno techninio punkto. Arba tiekėjas dalyvavo konkurse, kuriame nuo pradžių neturėjo realaus šanso.

Tai skamba griežtai, bet kartu ir viltingai: daugelio klaidų galima išvengti.

1Dalyvaujama ne tame konkurse

Viena dažniausių klaidų – pamatyti pirkimo pavadinimą ir iš karto galvoti: „čia mums". Bet pavadinimas dar nėra visas konkursas. Reikia tikrinti techninę specifikaciją, kvalifikacijos reikalavimus, sutarties sąlygas, terminus ir vertinimo kriterijus.

Jei bent vienas esminis reikalavimas neatitinka jūsų pajėgumų, konkursas gali būti ne galimybė, o laiko duobė su gražiu pavadinimu.

2Pasikliaujama tik CPV / BVPŽ kodu

CPV kodai labai naudingi, bet jie nėra neklystantys. Viešųjų pirkimų tarnyba yra aprašiusi BVPŽ kodo priskyrimo klaidas, kai kodas parenkamas pagal prekės naudojimo tikslą, o ne pagal tai, kokia prekė perkama.

Tiekėjui tai reiškia du dalykus. Pirma, verta ieškoti plačiau nei pagal vieną kodą. Antra, radus konkursą reikia skaityti turinį, o ne pasitikėti vien klasifikacija.

3Ne iki galo perskaitoma techninė specifikacija

Techninė specifikacija yra pirkimo šerdis. Joje parašyta, ko pirkėjas iš tikrųjų nori. Klaida atsiranda tada, kai tiekėjas techninę dalį užpildo bendromis frazėmis: „atitinkame", „galime", „užtikrinsime".

Viešuosiuose pirkimuose dažnai reikia parodyti konkrečiai: kokia prekė, kokie parametrai, kokia paslauga, kokie terminai, kokie specialistai, kokie dokumentai. Jei pirkimo dokumentai prašo įrodyti atitikimą, vien pažado gali nepakakti.

4Pamirštami priedai ir formos

Tai maža klaida, kuri gali kainuoti didelį konkursą. Dažniausiai pasitaiko:

• neįkeliama privaloma forma;
• pateikiamas senas dokumento variantas;
• neužpildomi visi laukai;
• nepateikiamas įgaliojimas;
• pamirštamas partnerio dokumentas;
• failai pavadinami taip, kad vertintojui sunku susigaudyti.

Čia veikia paprasta taisyklė: jei dokumentas prašomas, jis turi būti. Jei forma duota, ją reikia naudoti. Jei terminas nustatytas, jis nėra rekomendacija.

5Per vėlai užduodami klausimai

Kartais tiekėjas mato neaiškią sąlygą, bet laukia. Gal paaiškės. Gal nereikės. Gal kiti paklaus. Viešuosiuose pirkimuose „gal" dažnai yra brangiausias žodis.

Jei sąlyga neaiški, klausimą reikia teikti laiku ir oficialiu pirkimo dokumentuose nurodytu būdu. Klausimai gali paaiškinti sąlygas visiems tiekėjams ir sumažinti riziką pateikti netinkamą pasiūlymą.

6Tikimasi, kad po termino bus galima „pasitaisyti"

Ne viską galima pataisyti po pasiūlymo pateikimo. Netikslius, neišsamius ar klaidingus dokumentus tam tikrais atvejais galima prašyti patikslinti, papildyti ar paaiškinti, tačiau tai turi būti daroma nepažeidžiant lygiateisiškumo ir skaidrumo principų.

Kitaip tariant, patikslinimas nėra antras bandymas pateikti naują pasiūlymą. Jis negali pakeisti pasiūlymo esmės. Todėl geriausia strategija – pateikti tvarkingai iš pirmo karto.

7Kaina parenkama be rinkos analizės

Mažiausia kaina ne visada laimi, o per žema kaina gali kelti papildomų klausimų. Kita vertus, per aukšta kaina gali būti nekonkurencinga, net jei pasiūlymas techniškai puikus.

Tiekėjui verta analizuoti ankstesnius panašius pirkimus: kas laimėjo, kokia buvo sutarties vertė, kiek buvo dalyvių, ar tas pats pirkėjas perka periodiškai. Bidwise AI padeda tiekėjams matyti ne tik vieną konkursą, bet ir platesnę pirkimų aplinką.

8Nepasitikrinami pašalinimo pagrindai ir kvalifikacija

Viešųjų pirkimų įstatymo 46 straipsnis reglamentuoja tiekėjo pašalinimo pagrindus. Perkančioji organizacija pašalina tiekėją iš pirkimo procedūros tam tikrais įstatyme nustatytais atvejais.

Tiekėjui svarbu iš anksto žinoti, ar nėra aplinkybių, kurios gali trukdyti dalyvauti. Taip pat svarbu turėti dokumentus, pagrindžiančius kvalifikaciją: patirtį, specialistus, leidimus, sertifikatus, finansinius rodiklius ar kitus reikalaujamus įrodymus.

Pabaigai

Dažniausios CVP konkursų klaidos nėra paslaptingos. Jos žmogiškos: skubėjimas, ne iki galo perskaitytos sąlygos, per siaura paieška, pamiršti dokumentai, vėluojantys klausimai, neanalizuota rinka. Gera žinia – visa tai galima suvaldyti.

Mūsų požiūris paprastas: viešuosiuose pirkimuose laimi ne tik tas, kuris gerai parduoda. Laimi tas, kuris gerai pasiruošia. O kai pasiruošimą sustiprina duomenys, viešieji pirkimai tampa ne migla, o maršrutu.